PDPA
(Personal Data Protection Act)
PDPA คืออะไร ?
เกี่ยวข้องกับเราอย่างไร
เนื้อหาในบทความ
- PDPA คือ พระราชบัญญัติคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล พ.ศ.2562
- ข้อมูลส่วนบุคคล คืออะไร?
- ใครบ้างที่มีส่วนเกี่ยวข้องกับข้อมูลส่วนบุคคล?
- PDPA ให้เจ้าของข้อมูลส่วนบุคคล (Data Subject) ได้รับสิทธิอะไรบ้าง?
- ผู้ควบคุมข้อมูลส่วนบุคคล จะสามารถรวบรวม ใช้ หรือเปิดเผย ข้อมูลส่วนบุคคล ก็ต่อเมื่อ?
- 7 มิติของการคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคลตาม PDPA ที่ผู้บริหาร/สถานศึกษาต้องทราบ
- ใช้ข้อมูลส่วนบุคคลแบบไหนได้รับการยกเว้น?
- สรุปใจความสำคัญของ PDPA
PDPA ย่อมาจาก Personal Data Protection Act B.E. 2562 (2019) เป็นกฎหมายว่าด้วยการให้สิทธิ์กับเจ้าของข้อมูลส่วนบุคคล สร้างมาตรฐานการรักษาข้อมูลส่วนบุคคลให้ปลอดภัย และนำไปใช้ให้ถูกวัตถุประสงค์ตามคำยินยอมที่เจ้าของข้อมูลส่วนบุคคลอนุญาต โดยกฎหมาย PDPA Thailand (พ.ร.บ.คุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล) ได้ประกาศไว้ในราชกิจจานุเบกษาเมื่อวันที่ 27 พฤษภาคม 2562 และปัจจุบันได้ถูกเลื่อนให้มีผลบังคับใช้ในวันที่ 1 มิถุนายน 2565
องค์กรต่าง ๆ จึงได้รับผลกระทบพอสมควรกับการประกาศใช้ PDPA เพื่อเพิ่มมาตรฐานนโยบายการรักษาข้อมูลส่วนบุคคลให้ปลอดภัยและนำไปใช้ให้ถูกวัตถุประสงค์ตามคำยิมยอนที่เจ้าของข้อมูลส่วนบุคคลได้ให้ไว้ และที่สำคัญต้องสอดคล้องต่อ PDPA ด้วย ทำให้กระบวนการทำ PDPA ไม่ใช่เรื่องที่ง่ายสักทีเดียว ที่เราจะทำได้ภายในระยะเวลาอันสั้น โดยเฉพาะองค์กรขนาดใหญ่ที่มีการเก็บรวบรวมข้อมูลส่วนบุคคลและมีการนำข้อมูลส่วนบุคคลไปใช้เป็นจำนวนมาก
ข้อมูลส่วนบุคคล คือ ข้อมูลเกี่ยวกับบุคคลที่สามารถระบุตัวบุคคลนั้นได้ ทั้งทางตรงหรือทางอ้อม แต่จะไม่นับรวมข้อมูลของผู้ที่เสียชีวิตไปแล้ว
ข้อมูลส่วนบุคคล (Personal Data) ได้แก่ ชื่อ-นามสกุล หรือชื่อเล่น / เลขประจำตัวประชาชน, เลขหนังสือเดินทาง, เลขบัตรประกันสังคม, เลขใบอนุญาตขับขี่, เลขประจำตัวผู้เสียภาษี, เลขบัญชีธนาคาร, เลขบัตรเครดิต (การเก็บเป็นภาพสำเนาบัตรประชาชนหรือสำเนาบัตรอื่นๆที่มีข้อมูลส่วนบุคคลที่กล่าวมาย่อมสามารถใช้ระบุตัวบุคคลได้โดยตัวมันเอง จึงถือเป็นข้อมูลส่วนบุคคล) / ที่อยู่, อีเมล์, เลขโทรศัพท์ / ข้อมูลอุปกรณ์หรือเครื่องมือ เช่น IP address, MAC address, Cookie ID / ข้อมูลทางชีวมิติ (Biometric) เช่น รูปภาพใบหน้า, ลายนิ้วมือ, ฟิล์มเอกซเรย์, ข้อมูลสแกนม่านตา, ข้อมูลอัตลักษณ์เสียง, ข้อมูลพันธุกรรม / ข้อมูลระบุทรัพย์สินของบุคคล เช่น ทะเบียนรถยนต์, โฉนดที่ดิน / ข้อมูลที่สามารถเชื่อมโยงไปยังข้อมูลข้างต้นได้ เช่น วันเกิดและสถานที่เกิด, เชื้อชาติ,สัญชาติ, น้ำหนัก, ส่วนสูง, ข้อมูลตำแหน่งที่อยู่ (location), ข้อมูลการแพทย์, ข้อมูลการศึกษา, ข้อมูลทางการเงิน, ข้อมูลการจ้างงาน / ข้อมูลหมายเลขอ้างอิงที่เก็บไว้ในไมโครฟิล์ม แม้ไม่สามารถระบุไปถึงตัวบุคคลได้ แต่หากใช้ร่วมกับระบบดัชนีข้อมูลอีกระบบหนึ่งก็จะสามารถระบุไปถึงตัวบุคคลได้ / ข้อมูลการประเมินผลการทำงานหรือความเห็นของนายจ้างต่อการทำงานของลูกจ้าง / ข้อมูลบันทึกต่าง ๆ ที่ใช้ติดตามตรวจสอบกิจกรรมต่าง ๆ ของบุคคล เช่น log file / ข้อมูลที่สามารถใช้ในการค้นหาข้อมูลส่วนบุคคลอื่นในอินเทอร์เน็ต
นอกจากนี้ยังมีข้อมูลส่วนบุคคลอีกประเภท ที่ พ.ร.บ. ฉบับนี้ให้ความสำคัญและมีบทลงโทษที่รุนแรงด้วยกรณีเกิดการรั่วไหลสู่สาธารณะ คือ ข้อมูลส่วนบุคคลที่มีความละเอียดอ่อน (Sensitive Personal Data) ได้แก่ ข้อมูล เชื้อชาติ, เผ่าพันธุ์, ความคิดเห็นทางการเมือง, ความเชื่อในลัทธิ ศาสนาหรือปรัชญา, พฤติกรรมทางเพศ, ประวัติอาชญากรรม, ข้อมูลสุขภาพ ความพิการ หรือข้อมูลสุขภาพจิต, ข้อมูลสหภาพแรงงาน, ข้อมูลพันธุกรรม, ข้อมูลชีวภาพ, ข้อมูลอื่นใดซึ่งกระทบต่อเจ้าของข้อมูลในทำนองเดียวกันตามที่คณะกรรมการประกาศกำหนด
เหตุที่ข้อมูลส่วนบุคคลที่มีความละเอียดอ่อน (Sensitive Personal Data) เป็นข้อมูลที่มีบทลงโทษที่รุนแรงกว่าข้อมูลส่วนบุคคลทั่วไป (Personal Data) เพราะหากข้อมูลส่วนบุคคลที่มีความละเอียดอ่อนมีการรั่วไหลไปสู่สาธารณะแล้ว จะเกิดผลเสียที่ร้ายแรงกับผู้เป็นเจ้าของข้อมูลส่วนบุคคล(Data Subject)ได้มากกว่าข้อมูลส่วนบุคคลอื่นๆ มีผลต่อสิทธิเสรีภาพของบุคคล เช่น สิทธิเสรีภาพในความคิด ความเชื่อทางศาสนา การแสดงออก การชุมนุม สิทธิในชีวิตร่างกาย การอยู่อาศัย การไม่ถูกเลือกปฏิบัติ ซึ่งอาจจะก่อให้เกิดการแทรกแซงซึ่งสิทธิเสรีภาพและการเลือกปฏิบัติต่อการใช้สิทธิเสรีภาพของบุคคลได้มากกว่าข้อมูลส่วนบุคคลทั่วไป ยกตัวอย่างเช่น ข้อมูลพฤติกรรมทางเพศ เชื่อชาติ ศาสนา ประวัติอาชญากรรม ถ้ารั่วไหลไปแล้ว ข้อมูลเหล่านี้จะนำมาสู่ความเป็นอคติและจะมีผลกระทบต่อชีวิตส่วนบุคคลได้มากกว่าข้อมูลทั่วไปเป็นอย่างมาก
เราสามารถแบ่งผู้ที่มีส่วนเกี่ยวข้องกับข้อมูลส่วนบุคคล ในกฎหมาย PDPA ได้ 3 ประเภท ได้แก่
- เจ้าของข้อมูลส่วนบุคคล (Data Subject) คือ บุคคลที่ข้อมูลสามารถระบุไปถึงได้
- ผู้ควบคุมข้อมูลส่วนบุคคล (Data Controller) คือ บุคคลหรือนิติบุคคลซึ่งมีอำนาจหน้าที่ตัดสินใจ เกี่ยวกับการเก็บรวบรวม ใช้ หรือเปิดเผยข้อมูลส่วนบุคคล
- ผู้ประมวลผลข้อมูลส่วนบุคคล (Data Processor) คือ บุคคลหรือนิติบุคคลซึ่งดำเนินการเกี่ยวกับ การเก็บรวบรวม ใช้ หรือเปิดเผยข้อมูลส่วนบุคคล ตามคำสั่งหรือในนามของผู้ควบคุมข้อมูลส่วนบุคคล ทั้งนี้บุคคลหรือนิติบุคคลซึ่งดำเนินการดังกล่าวไม่เป็นผู้ควบคุมข้อมูลส่วนบุคคล
- เจ้าหน้าที่คุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล (Data Protection Officer) คือ บุคคลหรือนิติบุคคลที่ได้รับมอบหมายเพื่อทำหน้าที่ให้คำแนะนำหรือตรวจสอบการคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคลของหน่วยงาน / องค์กร / สยถาบัน ให้เป็นไปตามกฎหมาย
เพื่อให้ง่ายต่อความเข้าใจในสิทธิของเจ้าของข้อมูล(Data Subject) เรามาทำความรู้จักกับคำว่า ผู้ควบคุมข้อมูลส่วนบุคคล (Data Controller) เพิ่มเติมอีกสักหน่อย
ผู้ควบคุมข้อมูลส่วนบุคคล (Data Controller) คืออะไร ? ผู้ควบคุมข้อมูลส่วนบุคคล หมายถึงบุคคลหรือนิติบุคคล ที่มีส่วนในการเก็บรวบรวมข้อมูลส่วนบุคคล, ใช้ข้อมูลส่วนบุคคล หรือเปิดเผยข้อมูลส่วนบุคคล และหากดูที่ความหมายอย่างละเอียดแล้ว นั่นหมายความว่าเพียงแค่เรามีการเก็บข้อมูลส่วนบุคคลของผู้อื่นไว้ ก็ถือว่าเราเป็นผู้ควบคุมข้อมูลส่วนบุคคล ที่จะต้องปฏิบัติตามกฎหมาย PDPA ไปด้วยเหมือนกัน
ใน พ.ร.บ. คุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล พ.ศ.2562 จะให้ สิทธิของเจ้าของข้อมูลส่วนบุคคล (Data Subject Right) สรุปได้ดังต่อไปนี้
การเก็บรวบรวมข้อมูลส่วนบุคคล ผู้ควบคุมข้อมูลส่วนบุคคลจะต้องแจ้ง ให้เจ้าของข้อมูลส่วนบุคคลทราบ ก่อนหรือในขณะที่เก็บรวบรวมข้อมูลส่วนบุคคล (ยกเว้นเจ้าของข้อมูลส่วนบุคคลได้ทราบถึงรายละเอียดนั้นอยู่แล้ว เช่น ไปธนาคารเพื่อจะไปเปิดบัญชี หรือว่าการสมัครใช้ผลิตภัณฑ์หรือบริการต่าง ๆ ) โดยมีรายละเอียดการแจ้งให้ทราบ เช่น เก็บข้อมูลส่วนบุคคลอะไรบ้าง, วัตถุประสงค์การเก็บข้อมูล, การนำไปใช้หรือส่งต่อไปมีให้ใครบ้าง, วิธีเก็บข้อมูลอย่างไร, เก็บข้อมูลนานแค่ไหน, วิธีขอการเปลี่ยนแปลง แก้ไข เพิกถอนข้อมูลส่วนบุคคลที่ให้ไปสามารถทำได้อย่างไรบ้าง
เจ้าของข้อมูลส่วนบุคคล มีสิทธิขอเข้าถึงและขอรับสำเนาข้อมูลส่วนบุคคล หรือขอให้เปิดเผยถึงการได้มาของข้อมูลส่วนบุคคลดังกล่าวที่ตนไม่ได้ให้ความยินยอมได้ โดยสิทธินี้จะต้องไม่ขัดต่อกฎหมายหรือคำสั่งศาล หรือส่งผลกระทบที่อาจก่อให้เกิดความเสียหายต่อสิทธิและเสรีภาพของบุคคลอื่น ถ้าไม่ขัดหรือส่งผลกระทบดังกล่าว เจ้าของข้อมูลส่วนบุคคลจะได้รับสิทธิภายใน 30 วันนับจากวันที่ ผู้ควบคุมข้อมูลส่วนบุคคล ได้รับคำขอ
เจ้าของข้อมูลส่วนบุคคลมีสิทธิคัดค้านการเก็บรวบรวม ใช้ หรือเปิดเผยข้อมูลส่วนบุคคลที่เกี่ยวกับตนเมื่อใดก็ได้ แต่ต้องไม่ขัดด้วยกฎหมายที่สำคัญยิ่งกว่า หรือขัดต่อสิทธิการเรียกร้องตามกฎหมาย หรือข้อมูลส่วนบุคคลนั้นเป็นไปเพื่อการวิจัยทางวิทยาศาสตร์ ประวัติศาสตร์ สถิติ
กรณีที่ผู้ควบคุมข้อมูลส่วนบุคคลได้ทำให้ข้อมูลส่วนบุคคลเป็นข้อมูลที่เปิดเผยต่อสาธารณะ และผู้ควบคุมข้อมูลส่วนบุคคลถูกขอให้ลบ หรือทำลาย หรือทำให้ข้อมูลส่วนบุคคลเป็นข้อมูลที่ไม่สามารถระบุตัวบุคคลเจ้าของได้ โดยผู้ควบคุมข้อมูลส่วนบุคคลจะต้องผู้รับผิดชอบดำเนินการทั้งในทางเทคโนโลยีและค่าใช้จ่ายเอง
ถ้าเจ้าของข้อมูลเคยให้ความยินยอมในการใช้ข้อมูลไปแล้ว ต่อมาภายหลังต้องการยกเลิกความยินยอมนั้น ก็สามารถทำเมื่อใดก็ได้ และการยกเลิกความยินยอมนั้นจะต้องทำได้ง่ายเหมือนกับตอนแรกที่เจ้าของข้อมูลให้ความยินยอมด้วย โดยการยกเลิกจะต้องไม่ขัดต่อข้อจำกัดสิทธิในการถอนความยินยอมทางกฎหมาย หรือสัญญาที่ให้ประโยชน์แก่เจ้าของข้อมูลส่วนบุคคลที่ได้ให้ความยินยอมไปก่อนหน้านี้
เจ้าของข้อมูลส่วนบุคคลมีสิทธิขอให้ผู้ควบคุมข้อมูลส่วนบุคคลระงับการใช้ข้อมูลส่วนบุคคล ไม่ว่าจะในกรณีที่เกิดการเปลี่ยนใจไม่ต้องการให้ข้อมูลแล้ว หรือเปลี่ยนใจระงับการทำลายข้อมูลเมื่อครบกำหนดที่ต้องทำลาย เพราะมีความจำเป็นต้องนำข้อมูลไปใช้ในทางกฎหมาย หรือการเรียกร้องสิทธิ ก็สามารถทำได้
เจ้าของข้อมูลมีสิทธิที่จะขอแก้ไขข้อมูลส่วนบุคคลของตนเองให้มีความถูกต้อง เป็นปัจจุบัน และไม่ก่อให้เกิดความเข้าใจผิดได้ โดยการแก้ไขนั้นจะต้องเป็นไปด้วยความสุจริต และไม่ขัดต่อหลักกฎหมาย
ในกรณีที่เจ้าของข้อมูลต้องการนำข้อมูลที่เคยให้ไว้กับผู้ควบคุมข้อมูลรายหนึ่ง ไปใช้กับผู้ควบคุมข้อมูลอีกราย เช่น ผู้ควบคุมข้อมูลส่วนบุคคลรายแรกได้ทำจัดทำข้อมูลส่วนบุคคลของเราไปในอยู่ในรูปแบบต่างๆ ที่เข้าถึงได้ด้วยวิธีการอัตโนมัติ เจ้าของข้อมูลสามารถขอให้ผู้ควบคุมข้อมูลส่วนบุคคลที่จัดทำข้อมูลนั้น ทำการส่งหรือโอนข้อมูลดังกล่าวให้ได้ หรือจะขอให้ส่งไปยังผู้ควบคุมข้อมูลส่วนบุคคลรายอื่นโดยตรงก็สามารถทำได้ หากไม่ติดขัดทางวิธีการและเทคนิค โดยการใช้สิทธินั้นต้องไม่ขัดต่อกฎหมาย สัญญา หรือละเมิดสิทธิเสรีภาพของบุคคลอื่น
บุคคลธรรมดา หรือนิติบุคคล (บริษัท ห้างร้าน มูลนิธิ สมาคม หน่วยงาน องค์กร ร้านค้า หรืออื่นใดก็ตาม) หากมีการเก็บรวบรวมข้อมูลส่วนบุคคลไว้ หรือมีการนำข้อมูลส่วนบุคคลไปใช้ หรือนำไปเปิดเผยไม่ว่าจะวัตถุประสงค์ใดก็ตาม จำเป็นต้องได้รับ คำยินยอม (Consent) จากเจ้าของข้อมูลด้วย เว้นแต่จะเป็นไปตามข้อยกเว้นที่ พ.ร.บ.กำหนดไว้ โดยมีข้อยกเว้นดังต่อไปนี้
ข้อยกเว้นสำหรับข้อมูลส่วนบุคคลทั่วไป(Personal Data)
- จัดทำเอกสารประวัติศาสตร์ หรือจดหมายเหตุเพื่อประโยชน์สาธารณะ ที่เกี่ยวข้องกับ การศึกษาวิจัยหรือการจัดทำสถิติ
- เพื่อป้องกันหรือระงับอันตรายต่อชีวิต ร่างกาย หรือสุขภาพของบุคคล
- จำเป็นเพื่อปฏิบัติตามสัญญากับเจ้าของข้อมูล เช่น การซื้อขายของออนไลน์ ต้องใช้ชื่อ ที่อยู่ เบอร์โทรศัพท์ อีเมล
- จำเป็นเพื่อประโยชน์สาธารณะ และการปฏิบัติหน้าที่ในการใช้อำนาจรัฐ
- จำเป็นเพื่อประโยชน์โดยชอบด้วยกฎหมายของผู้ควบคุมข้อมูลส่วนบุคคลหรือของบุคคลอื่น
- เป็นการปฏิบัติตามกฎหมายของผู้ควบคุมข้อมูลส่วนบุคคล เช่น ส่งข้อมูลพนักงานให้กรมสรรพากรเรื่องภาษี เป็นต้น
ข้อยกเว้นสำหรับข้อมูลส่วนบุคคลที่อ่อนไหว(Sensitive Personal Data)
- เพื่อป้องกันหรือระงับอันตรายต่อชีวิต ร่างกาย หรือสุขภาพของบุคคล
- การดำเนินกิจกรรมที่ชอบด้วยกฎหมายที่มีการคุ้มครองที่เหมาะสมของ มูลนิธิ สมาคม องค์กรไม่แสวงหากำไร เช่น เรื่องศาสนาหรือความคิดเห็นทางการเมือง ซึ่งจำเป็นต้องเปิดเผยให้ทราบก่อนเข้าองค์กรนั้น ๆ เป็นต้น
- เป็นข้อมูลที่เปิดเผยต่อสาธารณะด้วยความยินยอมโดยชัดแจ้งของเจ้าของข้อมูลส่วนบุคคล เช่น บุคคลสาธารณะที่มีข้อมูลที่เปิดเผยต่อสาธารณะอยู่แล้วในความยินยอมของเจ้าของข้อมูล
- เป็นการจำเป็นเพื่อการก่อตั้งสิทธิเรียกร้องตามกฎหมาย การปฏิบัติตามหรือการใช้สิทธิเรียกร้องตามกฎหมาย หรือการยกขึ้นต่อสู้สิทธิเรียกร้องตามกฎหมาย เช่น เก็บลายนิ้วมือของผู้ที่บุกรุกเพื่อนำไปใช้ในชั้นศาล เป็นต้น
- เป็นการจำเป็นในการปฏิบัติตามกฎหมายเพื่อให้บรรลุวัตถุประสงค์ เกี่ยวกับ เวชศาสตร์ป้องกันหรืออาชีวเวชศาสตร์ เช่น การเก็บข้อมูลสุขภาพของพนักงานซึ่งเป็นข้อมูลส่วนบุคคลที่มีความละเอียดอ่อน (Sensitive Personal Data) องค์กรมักใช้ข้อนี้ในการอ้างสิทธิที่จำเป็นต้องเก็บข้อมูลนี้ไว้ เป็นต้น / ประโยชน์ด้านสาธารณะสุข, การคุ้มครองแรงงาน, การประกันสังคม, หลักประกันสุขภาพแห่งชาติ / การศึกษาวิจัยทางวิทยาศาสตร์, ประวัติศาสตร์, สถิติ, หรือประโยชน์สาธารณะอื่น / ประโยชน์สาธารณะที่สำคัญ
Personal
Data
Protection
Act
7 มิติของการคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคลตาม PDPA ที่ผู้บริหารสถานศึกษาต้องทราบ เพื่อเป็น Guideline ให้สามารถมองเห็นทิศทางและขั้นตอนในการดำเนินงานเบื้องต้นที่จำเป็น ดังนี้
- ผู้รับผิดชอบเกี่ยวกับการคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล ควรเป็นผู้บริหารระดับสูงหรือผู้ที่มีอำนาจในการสั่งการ
- อาจแต่งตั้งเจ้าหน้าที่คุ้มครองข้อมูลช่วนดำเนินงานด้านการคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล
- ดำเนินงานเกี่ยวกับการคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคลขององค์กร
- พิจารณาและอนุมัติการสื่อสาร Official ในนามองค์กรทุกครั้ง
- จำกัด Access ของผู้ที่สามารถใช้ช่องทางการสื่อสารทางการ เฉพาะผู้ที่เกี่ยวข้อง
- หากเกิดเหตุละเมิด แจ้งเจ้าของข้อมูลอย่างรวดเร็วที่สุด
- ควรแจ้งเจ้าของข้อมูลว่าจะมีการสื่อสาร/ วัตถุประสงค์
- การสื่อสารแบ่งออกเป็น 2 ประเภท การบริการ (ประโยชน์อันชอบธรรม) และ การตลาด (ต้องได้รับความยินยอมจากเจ้าของข้อมูลส่วนบุคคล)
- นักเรียนอายุ 11-19 ปี ให้ขอความยินยอมจากทั้งนักเรียนและผู้ปกครอง
- และความยินยอมสำหรับการสื่อสารด้านการตลาด ต้องมีช่องทางให้เจ้าของข้อมูลถอนความยินยอมได้
- ออกแบบฟอร์มลงทะเบียน เก็บข้อมูลส่วนบุคคลเท่าที่จำเป็นเพื่อบรรลุวัตถุประสงค์
- วางระบบการเก็บรวบรวมแบบฟอร์ม และเก็บข้อมูลเข้าส่วนเก็บรักษาข้อมูลอย่างปลอดภัยโดยรวดเร็วที่สุด
- บอกวัตถุประสงค์ของการเก็บรวบรวมข้อมูล ณ จุดลงทะเบียน หรือหน้าเว็บลงทะเบียน
- จัดทำนโยบาย เพื่อประโยชน์ด้าน คนในรับทราบ เข้าใจ ทำตาม/คนนอกมองเห็นความตั้งใจและเชื่อมั่น
- วาง Protocol/มาตรการเก็บข้อมูลเข้าสู่ส่วนกลางหลังการใช้งาน
- อบรมผู้เกี่ยวข้องกับการคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคลเป็นประจำ
- คุ้มครองข้อมูลด้วยการใส่ Password / ล็อกหน้าจอคอมพิวเตอร์ / ล็อกตู้เก็บเอกสาร / ไม่ปล่อยเอกสารไว้ตามยถากรรม
- ติดตั้งกล้อง CCTV บริเวณเก็บเอกสารกลางของสถานศึกษา
- และมาตรการคุ้มครองข้อมูลอื่น ๆ ตามสมควร เช่น การจัดจ้าง Outsource ดูแล Server ของสถานศึกษา เป็นต้น
- องค์กรไม่ควรเก็บรักษาข้อมูลไว้นานเกินความจำเป็น
- จัดทำ Data Map หรือ Record of Processing Activities และจำแนกเหตุผลของการเก็บรักษาข้อมูลแต่ละประเภท ซึ่งมีระยะการเก็บตามข้อบังคับกฎหมาย/ระเบียบที่แตกต่างกัน ดำเนินการจัดทำเป็น —> ตารางเวลาเก็บรักษาและทำลายข้อมูล
- ระยะเวลาการเก็บข้อมูลปรับใช้กับทั้งข้อมูลรูปแบบเอกสารกระดาษและอิเล็กทรอนิกส์
- ข้อมูลรูปแบบกระดาษควรถูกทำลาย (ไม่ให้นำกลับมาใช้ใหม่ได้) และนำไปทิ้งตามสมควร
- ข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์หลังจากลบออกแล้ว ควรล้าง Device ที่เคยใช้เก็บข้อมูลด้วย
- สถานศึกษาต้องสำรวจดูว่ามีการจ้างวาน Third-Party ที่สามารถเข้าถึงข้อมูลส่วนบุคคลได้หรือเปล่า
- แนะนำให้ประเมิน Third-Party ว่ามีมาตรฐานการคุ้มครองข้อมูลที่เทียบเท่าหรือมากกว่าขององค์กร ก่อนการจ้างวาน
- สถานศึกษาเป็น “ผู้ควบคุมข้อมูล” ส่วนผู้ให้บริการ Third-Party ถือว่าเป็น “ผู้ประมวลผลข้อมูล”
- ต้องทำสัญญาข้อตกลงการประมวลผลอย่างเป็นลายลักษณ์อักษร ก่อน Outsource ของคุณจะสามารถเข้าถึงข้อมูลส่วนบุคคลของสถานศึกษา เพื่อกำหนดระเบียบ/ความรับผิดหากเกิดการละเมิด
- หลังหมดสัญญา Third-Party ต้องลบทำลาย ไม่เก็บข้อมูลของสถานศึกษาเอาไว้ใช้งานต่อ* (ควรระบุไว้ในสัญญาข้อตกลง)
- ภาพถ่าย/วิดีโอสามารถระบุ Identity ของบุคคลได้ = ข้อมูลส่วนบุคคล
- สถานศึกษาควรแจ้งเตือนบุคคลตามสถานที่ ใบสมัครเข้าร่วม บัตรเข้างาน Event ว่าจะมีการเก็บภาพ/วิดีโอ
- หากต้องการใช้ภาพ/วิดีโอเพื่อโฆษณาประชาสัมพันธ์ภายหลัง ต้องขอความยินยอมจากผู้ถูกถ่ายก่อน โดยอาจขอความยินยอมล่วงหน้าในส่วนของจุดลงทะเบียน ใบสมัคร หน้าเว็บลงทะเบียน ฯลฯ
- กรณี CCTV เป็นการรักษาความปลอดภัย สามารถอ้างได้ตามฐานทางกฎหมาย “ประโยชน์อันชอบธรรม” (Legitimate Interest) เพียงแต่ต้องแจ้งให้ผู้ถูกถ่ายทราบ
จะเห็นได้ว่า PDPA หรือ พ.ร.บ.คุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล มีหัวใจสำคัญก็เพื่อต้องการรักษาสิทธิที่พึงมีแก่เจ้าของข้อมูล ว่าข้อมูล ส่วนตัวของเราจะปลอดภัย นำไปใช้อย่างถูกต้องเหมาะสมตามความต้องการและยินยอมของเจ้าของข้อมูลอย่างแท้จริง อย่างไรก็ตามผู้เป็นเจ้าของข้อมูลก็ควรพิจารณาอย่างรอบคอบเช่นกันว่าการให้ข้อมูลส่วนบุคคลในแต่ละครั้ง เป็นไปเพื่อวัตถุประสงค์อะไร? ข้อมูลที่ให้ไปมีเพียงพอกับวัตถุประสงค์นั้นแล้วหรือยัง? หากมองว่ามีการให้ข้อมูลส่วนบุคคลนั้นไม่เกี่ยวข้องกับวัตถุประสงค์ของการขอข้อมูล เราก็สามารถปฏิเสธการให้ข้อมูลนั้นได้ เพื่อเป็นการป้องกันการนำข้อมูลไปใช้ในทางที่ผิดหรือหาผลประโยชน์จากข้อมูลส่วนบุคคลของเราก็เป็นได้
สำหรับในส่วนผู้เก็บข้อมูลนั้น นับว่าได้รับผลกระทบโดยตรงเป็นอย่างมากกับ PDPA ที่จะต้องปฏิบัติตาม ผู้ควบคุมข้อมูลส่วนบุคคลจึงต้องมีการกำหนดนโยบายความปลอดภัยของข้อมูลส่วนบุคคลภายในองค์กรและให้ความรู้แก่บุคคลากรในองค์กร, รู้ขอบเขตการเก็บรวบรวม การใช้ การเผยแพร่ข้อมูลส่วนบุคคล, มีระบบการจัดเก็บข้อมูลส่วนบุคคลที่ปลอดภัย, มีการจำกัดการเข้าถึงข้อมูลส่วนบุคคล, มีการบันทึกกิจกรรมการใช้ข้อมูลส่วนบุคคล สิ่งเหล่านี้ล้วนจำเป็นอย่างยิ่งที่ผู้ควบคุมข้อมูลจะต้องปฏิบัติตามเพื่อให้สอดคล้องกับ PDPA ต่อไป
แหล่งข้อมูลอ้างอิงเนื้อหาจาก:
https://t-reg.co/blog/t-reg-knowledge/what-is-pdpa
https://pdpathailand.com/knowledge-pdpa